Een leven zonder e-mail

Al jaren ben ik een fanatiek smartphone gebruiker, en in het bijzonder de Apple iPhone. Het begon met versie 3, ergens in 2009 denk ik. De grootste eye-opener was eigenlijk wel het kunnen lezen en beantwoorden van e-mails onderweg. Wat een luxe dat je niet meer hoefde te wachten totdat je op kantoor was om je zakelijke e-mail uit te lezen, of dat je thuis nog even moest inloggen op je webmail van je zakelijke adres.

We maken even een sprong in de tijd. Sinds 2010 ben ik zelfstandig ondernemer, en heb ik vanaf dag 1 het gevoel kort op de bal te moeten zitten als het gaat om e-mail lezen en beantwoorden. Je zult maar iets missen, dus van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat was je je bewust van binnenkomende e-mails, en waar mogelijk behandelde ik deze e-mails uiteraard ook nog. Dat komt je rust niet ten goede, want op een gegeven moment heb je bij zakelijke relaties ook de indruk gewekt dat je de hele dag bereikbaar bent. Je krijgt situaties dat een klant je ’s morgens om 0930u belt, en zegt: ‘ik heb je gisteravond om 22 uur een e-mail gestuurd, maar ik heb nog geen antwoord gehad, dus ik bel maar even…”…. Okay. Goed. Daar heb ik zelf aan meegewerkt en ook zelf jaren in stand gehouden. Waar vroeger het meeste zakelijke communicatieverkeer via ‘old skool’ bellen ging, zijn er naast e-mail nog talloze methoden bijgekomen waarop je met elkaar in verbinding kunt staan: zakelijke relaties gebruiken tegenwoordig met gemak ook WhatsApp, SMS of de persoonlijke berichtfunctie via LinkedIn, Twitter of Facebook.

Terug naar e-mail. Herken je dit ook? Als je bij een opdrachtgever aan tafel zit, hij of zij even wat gaat halen, dat je dan toch weer even snel op je smartphone kijkt om te zien of je nieuwe berichten hebt? Of dat je ’s avonds in bed ligt televisie te kijken, en dan tussendoor je e-mail controleert? Ook al beantwoord je het niet, je bent er tóch in je hoofd meebezig. In plaats van een ontspannende afleiding te kiezen, zit je wellicht toch te denken aan wat je klant nu bedoelde met die e-mail die hij zojuist verstuurde. Ik herkende dus ook de opmerkingen niet van mensen die zeiden: ‘kom ik terug van vakantie, moet ik eerst 200+ e-mails beantwoorden’. Nee, dat deed ik tijdens dagjes of weekendjes weg ook, dus die last had ik niet. Ik verspreidde mijn e-mailbeheer over de dag. Over élke dag dus.

Je weet niet beter. Zaken gaan 24/7 door. Ook bij mij. Tot enkele maanden geleden. Waar ik mijzelf voor de zoveelste keer betrapte dat ik tijdens het autorijden, pak hem beet: een kilometer of 120 per uur op de snelweg, mijn e-mail aan het lezen én beantwoorden was. Gekkenwerk en levensgevaarlijk. Voor mijzelf én voor anderen. Ineens was ik er klaar mee. Ik verwijderde al mijn zakelijke mailadressen van mijn iPhone, om slechts nog een relatief weinig gebruikt prive-mailadres te gebruiken.

Dat voelde gek. Na vele jaren hele dagen vrijwel continu mijn mail te lezen en beantwoorden, was er in eens een gekke soort rust. De eerste paar dagen een ‘cold turkey’ gevoel. Het gevoel dat je wat mist. Het gevoel dat klanten het merken dat je minder snel reageert op e-mail. Ik beperk mijn e-mailgebruik nu alleen tot de momenten dat ik mijn laptop of computer aan doe, en er bewust voor ga zitten. Dit doe ik nu al enkele maanden, en dit bevalt mij bovengemiddeld goed. Mijn betrokkenheid met mijn werk is zéker niet minder geworden, maar de rust die het mij extra geeft, geeft ook ruimte tot het bedenken van nieuwe en frisse ideeën en plannen, waar ik voorheen werd opgeslokt door een continue stroom van e-mail. Ik deelde dit gegeven met een aantal mensen in prive en zakelijke sfeer die ik in die periode tegenkwam, en eigenlijk vernam ik herkenbare en positieve reacties op mijn hernieuwde e-mailgedrag. En een bijkomend voordeel: je gaat niet persé minder hard of veel werken, maar wel effectiever.

Hierbij wil ik niet zeggen dat iedereen zijn e-mailadressen van zijn of haar smartphone af moet halen, maar als je veel van het neurotische van mij hierboven herkende: probeer het gerust eens: al is het maar voor 30 of slechts 7 dagen. Ik ben natuurlijk benieuwd of er mensen zijn die ook dit experiment aandurven, en wat hun bevindingen zijn na deze periode. De wereld vergaat immers niet als je niet continu e-mails leest en beantwoord. En in alle eerlijkheid: slechts een klein handjevol mensen heeft zich beseft dat ik minder snel op e-mail reageer: je verliest er geen euro omzet door, maar je krijgt er wel meer rust en ruimte voor terug.